nnvp.net > Удалённая работа и домашний офис > Чек-лист подготовки к планёрке по видеосвязи

Чек-лист подготовки к планёрке по видеосвязи

Чек-лист подготовки к планёрке по видеосвязи

В удаленной работе важна правильная коммуникация. Ежедневные планерки в таком формате с обсуждением всех результатов и планов на следующий рабочий день помогут сотрудникам сохранять рабочий настрой. Без регулярных совещаний и “мозговых штурмов” участники команды не смогут эффективно и слаженно работать. Преимуществом видеоконференций является то, что они позволяют сэкономить время и деньги. Эффективность виртуальных совещаний часто снижается из-за невнимательности участников или технических проблем. Чтобы провести планерку быстро и максимально продуктивно, нужно составить чек-лист подготовки и следовать ему.

Определите цель планерки, спикера и модератора

Цель планерки должны знать все сотрудники: чем точнее она сформулирована, тем эффективнее будут результаты. Нужно отправить ее всем по электронной почте заранее.

Обязанность спикера – задавать тему для обсуждения, а модератора – фиксировать все результаты в письменном виде. Также назначьте запасного спикера для самых важных совещаний, и научите его всем особенностям проведения планерки. Если будут проблемы со связью, то совещание проведет он.

Определите время, длительность и формат видеосвязи

Нужно проводить планерки в одно и то же время, чтобы участники могли к ним подготовиться заранее. Лучше начинать планерку в начале обычного рабочего дня. Это позволит всем придерживаться рабочего графика даже в удаленном режиме.

Есть несколько удобных программ для групповых видеоконференций:

  1. Skype. После регистрации можно подключить до 50 сотрудников одновременно, но стоит учитывать, что есть лимит – 10 часов в день и максимум 4 часа непрерывного общения. Работает Skype с помощью отдельного приложения, которое доступно для разных устройств.
  2. Google Hangouts. Это специальный сервис от Google, с помощью которого бесплатно могут общаться максимум 10 человек, но на время пандемии лимит увеличили до 250. Чтобы организовать виртуальную планерку, необходимо открыть страницу Hangouts в браузере и ввести адреса электронной почты всех нужных людей – они получат приглашения.
  3. TrueConf. Это бесплатный сервис для видеоконференций с возможностью подключения до 1000 пользователей. Сервис может работать через браузер или через доступное приложение. Процесс защиты онлайн-совещаний происходит на высоком уровне, сервер шифрует передаваемые данные. 
  4. Discord. Сервис прост в использовании и нетребователен к ресурсам компьютера. Основные функции – бесплатные. Сейчас лимит участников видеосовещаний временно увеличили до 50 человек. Имеет высокую степень защищенности: есть защита от DDoS-атак и возможность скрытия IP-адреса.
  5. Zoom. Это достаточно популярный сервис для видеосвязи, который не нужно устанавливать, хотя есть приложение. Чтобы начать планерку, необходимо зайти на сервис и создать беседу, а приглашенные участники получат ссылку. Лимит был 100 человек по 40 минут, но на время пандемии его сняли.

Все участники должны заранее установить выбранную программу, чтобы ознакомиться с ее возможностями. Определите общую продолжительность планерки, например, 40 минут, и время на выступление у каждого участника – 3-5 минут.

Учитывайте все технические моменты

Не нужно рассчитывать на то, что компьютер, программа и интернет будут работать идеально. Чтобы избежать проблем, необходимо:

  • заранее подключиться к системе;
  • использовать самый быстрый интернет-канал из всех возможных;
  • перезагрузить устройство перед началом планерки и закрыть все лишние приложения, чтобы минимизировать вероятность зависания.

Если же технические неисправности возникли, то предупредите об использовании другой программы.

Постоянно поддерживайте интерес у людей и не допускайте конфликтов

Удаленная работа и домашний офис хоть и имеют много преимуществ, но в результате могут порождать конфликты между сотрудниками, которые будут отвлекать от цели и затягивать время совещания, поэтому их нельзя допускать. Участники также могут отвлекаться от происходящего на экране, поэтому используйте чат для комментирования выступлений. Его использование поможет поддерживать интерес и фиксировать полезные мысли и идеи.

Соблюдайте дресс-код

Планерка проводится в домашних условиях, но это не повод устраивать конференцию “в пижамах”. Предложите сотрудникам единый дресс-код, не обязательно офисный, но хотя бы деловой. Это поможет всем настроиться на рабочий лад и воспринимать видеоконференцию более официально.

 

Подведите итоги планерки и завершите ее вовремя

Обязательно подведите итоги совещания и зафиксируйте цели на весь рабочий день в письменной форме. Попросите каждого сотрудника подтвердить его цели или пропишите их в общем чате.

Придерживаться четкого плана в условиях удаленной планерки бывает сложно, но главное – уделять внимание деталям, и все получится.

nnvp

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *