nnvp.net > Удалённая работа и домашний офис > Как подготовиться к планерке по видеосвязи

Как подготовиться к планерке по видеосвязи

Как подготовиться к планерке по видеосвязи

Удаленная работа и домашний офис предполагают организацию переговоров по видеосвязи. Некоторые руководители утверждают, что в таком формате планерки стали эффективнее: сотрудники лучше концентрируются на поставленных целях и говорят исключительно по делу. Чтобы при созвонах не происходило неловких ситуаций, участникам нужно основательно подойти к предварительной подготовке.

Организация планерки

Планерка – это короткое совещание длительностью 15-30 минут, позволяющее быстро и эффективно расставить цели на определенный период, изучить обстановку с текущими делами, распределить обязанности, назначив ответственных за выполнение. Конференции важны для организации рабочего процесса, поэтому руководителям нужно убедиться, что у каждого из подчиненных есть оборудование, поддерживающее приложения для видеосвязи.

Участников планерки оповещают о проведении через электронную почту. В письме должна содержаться информация касательно времени сбора, платформы, через которую осуществляется коммуникация, и цели совещания. Так сотрудники точно не пропустят видеоконференцию и смогут подготовиться к ней заранее. Если тема собрания требует детального рассмотрения вопроса, выделяется больше времени для сбора данных.

Видеоконференция становится эффективнее при использовании инструментов совместной работы:

  • демонстрация экрана;
  • показ презентаций;
  • фиксация основных моментов в общем чате;
  • запись совещания.

Для планерки выбираются спикеры, озвучивающие тему обсуждения и ведущие беседу, модераторы, фиксирующие все выводы, решения в протоколе. В начале встречи нужно “поймать фокус”: спросить сотрудников об их настроении, планах и новых идеях, после чего можно перейти к основным вопросам. Желательно обозначить временные рамки мероприятия, определить, какое количество минут на доклад выделяется каждому участнику.

Технический аспект

Перед проведением или участием в планерке следует подготовить необходимое оборудование. Посещение видеоконференции не вызовет проблем, если обеспечить хорошую производительность компьютера. Для этого перед совещанием закройте программы, которые занимают ресурсы оперативной памяти. Лучше всего оставить открытой только платформу, где проходит конференция, так изображение не будет “зависать”.

Уделите внимание выбору гарнитуры, потому что собеседники должны слышать речь четко, их не должны отвлекать шумы на заднем фоне. Стандартные наушники с разъемом 3,5 мм или беспроводные устройства недостаточно хорошо захватывают звук, поэтому при разговоре могут возникать помехи, из-за чего придется повторять неразборчивые реплики несколько раз.

Проверьте качество подключения к интернету и безопасность соединения. Для участия в планерке не рекомендуется использовать сети с открытым доступом из-за риска утечки информации. Если Wi-fi-сигнала недостаточно для качественного воспроизведения видео, то лучше подключить интернет к ПК с помощью кабеля. В случае возникновения технических неполадок во время видеоконференции рекомендуется перенести звонок на другой день.

Внешний вид и культура общения

Участнику планерки по видеосвязи лучше всего одеваться так, как он приходил каждый день на работу. По мнению психологов, это помогает создать деловую атмосферу, сконцентрироваться на задачах и обдумывать пути их решения. У некоторых компаний нет дресс-кода, тогда подойдет простая одежда спокойных цветов. Однозначным табу при посещении конференций является домашняя одежда, если прийти в таком виде на оперативку, это может быть воспринято, как пренебрежение к остальным участникам.

Когда вам передают слово, нужно смотреть прямо в камеру, а не в экран. Так у других участников планерки появится ощущение, что вы смотрите на них. Когда кто-то говорит, его нельзя перебивать. Следует отключать микрофон, чтобы возможные посторонние шумы не отвлекали докладчика и остальных коллег. Если нужно попросить уточнения или дополнить высказывание, поднимите руку, чтобы внимание сотрудников сконцентрировалось на вас. Когда два человека начинают говорить одновременно, другие слышат лишь одного из них.

nnvp

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *