nnvp.net > Удалённая работа и домашний офис > Учимся ставить реальные сроки задачам, работая удаленно

Учимся ставить реальные сроки задачам, работая удаленно

Учимся ставить реальные сроки задачам, работая удаленно

Удаленная работа и домашний офис мало что изменят в жизни сотрудника в рабочем плане, но предоставят несколько “плюшек” в виде более гибкого рабочего графика и большего объема свободного времени. В домашних условиях решаются те же задачи, что и в офисе. Сотрудник быстро оценит срок исполнения заданий, если имел опыт решения аналогичных.

Домашний офис вносит некоторый диссонанс в рабочий режим, что является поводом для беспокойства у работодателя. Отсутствие визуального контроля, множество отвлекающих факторов, возможное нарушение дедлайнов – это серьезно влияет на результат работы компании. Задача руководителя – организовать эффективные коммуникации с работниками, оперативную связь для решения срочных заданий и обеспечить сотрудников удобной отчетностью – текущей и финальной, установить рабочий контроль над исполнением.

Удаленный работник, в свою очередь, нуждается во внимании руководителя и коллег, разъяснениях по задачам, общей оценке ситуации, чтобы иметь мотивацию вести самостоятельно процесс и не терять связь с внешним миром.

Сам и вовремя

Работник в домашнем офисе выполняет те же задания, что и раньше. Он хорошо знает временные затраты на каждый этап при подготовке проекта. И может определить реальный срок выполнения, если в процесс не вмешаются посторонние факторы, которые сопровождают дистанционную работу. Это чрезмерное внимание близких, соблазн заняться домашними делами, звонки приятелям, переписка в соцсетях. С учетом таких факторов время готовности задания увеличивается. Трудно оценить реальный период – это зависит от настроения (обстановка располагает) и ответственности (работа ждет).

Если работник добровольно отказывается от помех подобного рода, задание будет выполнено в срок. Если нет, помогут программы для учета времени. Они покажут исполнителю, сколько времени уходит у него на каждое занятие – рабочее и постороннее. Сбор данных за неделю позволит вывести среднее значение, которое учитывается при планировании работ.

Правильная постановка задачи

От точности поставленной задачи зависят не только сроки готовности, но и качество исполнения. Дефицит живого общения приводит к постоянной переписке, по итогам которой нельзя утверждать, правильно ли работник понял, что от него хотят, или прочел ли вообще сообщение.

От руководства требуется подробное описание проекта и пояснение к нему. Исполнителю важно знать объем и содержание работ, поэтапный дедлайн. Для наглядности следует приложить готовое аналогичное задание, чтоб расставить точки над “i”. И указать конкретные сроки – дату и время, а не формальное “через две недели”.

После постановки задачи нужно персонально уточнить у работника, принял ли тот поручение. Даже если была проведена рассылка всем заинтересованным.

Воспользуйтесь CRM или Trello

CRM-системы позволяют распределять задачи по разным сотрудникам, фиксировать поэтапно сроки исполнения, разбивать крупные задания на более мелкие. И точно так же контролировать готовность на основании отметок, оставленных сотрудниками.

Если CRM считается накладным удовольствием, воспользуйтесь бесплатным сервисом Trello. Здесь каждое задание представлено в виде карточки, перемещаемой из столбца с одним статусом в соседнюю колонку по ходу готовности. Исполнители самостоятельно оценивают текущую ситуацию и степень готовности проекта.

Планирование

Означенный объем работ делится на несколько условных блоков – лучше на два-три. Между ними – обязательные перерывы на отдых. Правильнее составить предварительный план с выделением тех задач, что следует выполнить за одну смену, разделив по статусу важности и срочности.

Ежедневный объем должен быть обязательно выполнен – регулярный перенос заданий приведет к накоплению нерешенных задач, нарушению дедлайнов, недовольству руководства.

Субординация

Настройте доступ сотрудникам к базам данных и документам, согласно их статусу, чтобы они без постороннего участия могли ознакомиться с задачей и работами над ней. Это позволит им лучше понять содержание и почувствовать причастность к общему процессу, повысить эффективность в выполнении.

CRM-системы разграничивают уровни доступа в зависимости от должности сотрудника. Облачные сервисы тоже дают возможность работать командой с разделением “грифа секретности” и историей изменений документов.

Важно не переусердствовать. Работник должен получить сведения, входящие в его компетенцию, ничего лишнего.

Налаженная связь

Благодаря регулярному общению с коллегами и руководством, сотрудник не чувствует разобщенности с коллективом, оперативно уточняет недостающие сведения, следит за дедлайнами.

Часто используют традиционные мессенджеры Telegram, WhatsApp, Skype, хотя лучше организовать корпоративные каналы связи. Должно быть несколько разных чатов для:

  • профессионального трепа;
  • важных объявлений;
  • обсуждения рабочих задач.

В личной переписке можно уточнить состояние работы, отправить описание задачи, ответить на вопросы, согласовать сроки.

В итоге сотрудник полностью владеет рабочей ситуацией не только в рамках собственных обязанностей, но и команды в целом, подстраивается под планы реализации со своим объемом работ, своевременно рапортует о готовности или возможном опоздании.

nnvp

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *