nnvp.net > Удалённая работа и домашний офис > Удаленка: организуем рабочий процесс без потери качества

Удаленка: организуем рабочий процесс без потери качества

Удаленка: организуем рабочий процесс без потери качества

Дистанционная работа с каждым годом набирает популярность – она помогает снизить затраты организации на аренду офисов, оплату коммунальных услуг, командировки. Сотрудников подобный формат привлекает гибким графиком и отсутствием привязки к одному месту. По мнению экспертов, через несколько лет компании переведут около половины офисных работников на удаленку. Рассмотрим, что нужно учесть руководителям и специалистам при организации рабочего процесса.

Рекомендации для работодателей

Удаленная работа и домашний офис требуют перестройки привычных процессов по постановке задач, их выполнению и контролю. Руководители должны позаботиться об оборудовании, платформах для работы, обучающих ресурсах и программах для отслеживания статуса поставленных заданий.

Техническое оснащение

Сотрудники должны иметь необходимое для работы оборудование: ноутбуки, мыши, гарнитуры, смартфоны и др. Начальство должно помочь в обустройстве домашних офисов, ведь от этого напрямую зависит результативность выполнения задач. Большое внимание следует уделить информационной безопасности, чтобы в случае появления вирусов, потери или поломки устройства не произошло утечки данных.

Постановка целей и контроль их выполнения

В дистанционном формате инструментов влияния на сотрудников становится меньше, из-за этого начальство и сами специалисты часто чувствуют себя растерянными. Руководители отделов должны выделять по 4 часа в неделю на каждого подчиненного. В расчет времени входят:

  • планерка в подразделении в начале недели;
  • обсуждение индивидуальных результатов за прошедшую неделю;
  • определение задач на следующий период;
  • помощь и поддержка от начальства по возникшим вопросам в ходе выполнения заданий.

Автоматизированные системы для постановки и выполнения целей (например, Workflowsoft) помогут сократить временные затраты на звонки и переписки. В программах руководители создают процессы любой сложности, определяют задачи сотрудников, указывают дедлайны и могут вносить коррективы.

Работники принимают запросы через удобную форму. Доступ к системе возможен с компьютеров, ноутбуков и мобильных устройств. Программы присылают оповещения о новых задачах или изменениях в старых, перечисляют имена нужных для выполнения специалистов.

Загрузите необходимые файлы и документы в общее облако, чтобы в любой момент сотрудники могли получить мгновенный доступ к ним. Избегайте ситуаций, когда какие-то сведения хранятся в памяти устройства или электронном ящике одного человека.

Рекомендации для работников

При переходе на удаленку сотруднику очень важно сохранить дисциплинированность, освоить тайм-менеджмент, поставить границу между работой и бытовой жизнью.

Проведение подготовительной работы

Организация рабочего процесса в первую очередь зависит от сотрудника. Посторонний шум, плохая связь, беспорядок в файлах, трудности при поиске контактов – все это сказывается на эффективности выполнения задач. Записывайте все цели в отдельный планер, указывая дедлайны и приоритетность. Для быстрого и удобного доступа к документации перенесите материалы в облачный сервис, разместив их там по отдельным папкам. Создайте свое рабочее пространство в месте, где не будет лишнего шума и отвлекающих внешних факторов.

Поддержание связи с коллегами

Многие сотрудники на удаленке сталкиваются с боязнью “отвлекать” коллег по рабочим вопросам. Эффективная работа возможна только при правильно выстроенной коммуникации между специалистами, в противном случае могут возникать недопонимания во время выполнения задач. Не пишите длинных писем, объясняющих проблему. Предлагайте видеозвонок с демонстрацией экрана, это помогает быстро выявить ошибку и сэкономить время на ее устранение.

Эффективная организация дня

Из-за низкого уровня самодисциплины у сотрудников снижается продуктивность, начинается прокрастинация. Как итог – пропущенные сроки сдачи проектов и отсутствующая мотивация. Избежать этого можно, если соблюдать следующие рекомендации:

  1. Согласование оптимальных часов работы. Не все люди продуктивны в утреннее время, поэтому можно попросить руководителя пересмотреть график.
  2. Создание рабочей атмосферы. Обустройте комфортное пространство, можно попытаться воссоздать обстановку офиса.
  3. Фильтрация информационного шума. Выполняйте задания последовательно, не отвлекаясь на ненужные сообщения, уведомления и звонки. Сохранить концентрацию помогут перерывы каждые 30-60 минут.

Чтобы процесс работы становился более продуктивным, представляйте, что вы работаете в офисе. Объясните близким, что вы сосредоточены на выполнении важных задач и не можете отвлекаться на мелочи. По мере выполнения заданий отчитывайтесь перед руководством.

nnvp

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *